Rakentamisen laatua ja yhteistyön voimaa tutkiessani olen törmännyt yhteen heikkouteen ylitse muiden: Erittäin harva kiinteistöjen parissa toimiva taho tuntuu ymmärtävän, mitä tarkoittaa konseptisuunnittelu. Termillä konsepti tarkoitetaan yleisesti käsitteellisellä tasolla olevaa suunnitelmaa, jonka on tarkoitus kuvata, mitä ylipäänsä ollaan tekemässä, mihin ollaan vaikuttamassa, ja millä keinoin vaikutus ajatellaan saavutettavan.
Konseptisuunnittelun voisi määritellä projektin alussa olevaksi työvaiheeksi, jossa hankitaan tietoa asiakkaan tarpeista, päätetään mihin niistää yritetään vastata, ja hahmotellaan millä keinoilla. Laadusta luennoidessani ja kirjoittaessani käytän selvyytensä ja täsmällisyytensä vuoksi Joseph Juranin määritelmää, jossa laatu määritellään toisaalta tuotteen tai palvelun ominaisuuksina, jotka vastaavat asiakkaan tarpeisiin, ja toisaalta niiden tuottamista mahdollisimman virheettömästi. Jos ymmärrystä siitä, mitä asiakaan tarpeita ollaan palvelemassa ei ole, valitaan suunnitteluratkaisut ja tuotantotavat enemmän tai vähemmän summamutikassa, ja laadun tuottaminen on väkisinkin… noh, sanotaan kauniisti että sattumanvaraista.
Rakennushankkeissa puhutaan tästä vaiheesta usein tarveselvityksenä ja hankesuunnitteluna. Nämä jo termeinäkin ilmaisevat tiettyjä puutteita. Tarveselvitys viittaa olemassa olevien asiakastarpeiden selvittämiseen yhdellä kertaa. On ensinnäkin epärealistista odottaa kukaan pystyisi yhdellä kertaa kertomaan kattavasti tarpeistaan, sillä ne ovat harvoin jäsentyneet selkeästi viestittäviksi kokonaisuuksiksi. Näille tarvekokonaisuuksille tulisi lisäksi olla olemassa sellaiset termit, joita kuulija ymmärtää. Käytännössä tarpeiden selvittäminen tuottaa toivelistan erilaisista ratkaisuista, joilla kertoja yrittää epätoivoisesti viestiä päänsä sisällä vellovaa muodotonta möhkälettä. Sitä paitsi nyt tiedossa olevien tarpeiden kysyminen ei välttämättä katso niinkään rakennuksen elinkaarta eteenpäin, vaan antaa tietoja menneille vuosikymmenille soveltuvan rakennuksen suunnittelemiseksi.
Hankesuunnittelu puolestaan viittaa hankkeen eli projektin suunnitteluun, eli suunnittelu keskittyy lyhytaikaisen tekemisen suunnitteluun pitkäaikaisten vaikutusten sijaan. Hankesuunnitelmissa on yleensä tilaluetteloja ja -kaavioita sekä toiminnallisia selostuksia, joiden olisi tarkoitus kertoa lopputuotteesta, mutta huomio keskittyy usein kustannusarvioon ja aikatauluun.
Eli suunnitelmien asiakirjoista on huomattavasti vaikeampaa ymmärtää lopputuloksen arvo käyttäjilleen kuin sen kustannus maksajilleen. Kunnollisen konseptisuunnitelman siis pitäisi viestiä, kuinka se tulevaisuudessa tuottaa arvoa, eli vastaa käyttäjiensä tarpeisiin parhailla käytössä olevilla ratkaisuilla. Ja tietenkin tämän lisäksi tulisi olla käsitys kustannuksista ja projektin vaatimasta ajasta.
Tapoja lyödä rakennushankkeen konseptisuunnittelu laimin on useita. Tässä on lista muutamasta yleisimmästä tavasta:
- Vanhan toistaminen, eli ei oteta uusia ideoita vastaan.
- Tiedon hankinnan laiminlyönti, eli ajatellaan että kyllä minä tiedän parhaiten.
- Puuttuminen asioihin tavalla, joka tuo haittaa enemmän kuin hyötyä.
- Vastuun ulkoistaminen, eli organisoidutaan tavalla, jossa vastuu konseptin kehittämisestä menee sellaiselle toimijalle, jolla ei ole tosiasiassa lähellekään parhaita edellytyksiä suoriutua tehtävästä.
Gryndereitä, eli rakennusliikkeitä, jotka rakentavat ja myyvät asuntoja suoraan kuluttajille, syytetään yleensä kahdesta ensimmäisestä. Tyytymättömyydestä konseptiin kertoo, jos rakennusta haukutaan tylsäksi tai toimimattomaksi. Tästä kertoo myös sitkeästi elävä käsitys siitä, että rakennusliike voi rakentaa mitä hyvänsä, jos sijainti vaan on riittävän hyvä. Etenkin arkkitehdit tuntuvat kritisoivan rakennusliikkeitä siitä, että heidän ammattitaitoaan ei hyödynnetä riittävästi houkuttelevuuden lisäämiseksi, ja että kustannuskuri jyrää kaiken ylitse. Toisaalta kumpikaan ammattikunta ei ole tehnyt laajamittaisesta asiakastiedonhankinnasta maan tapaa, joten sekä insinöörit että arkkitehdit voivat yhtä lailla syyllistyä ”kyllä minä tiedän” -ajatteluun.
Asuntorakentamisen konsepteissa on kuitenkin muutama mielenkiintoinen poikkeus. On mielenkiintoista nähdä miten Saton teettämät miniasunnot Vantaalla uudistavat asuntomarkkinaa. Miniasunnot ovat huoneistoalaltaan vain 16 m2 siinä missä pienimmät yksiöt yleensä ovat vähintään 25 m2. Miniasunnoissa on kuitenkin korkea huonekorkeus ja nukkumaparvi, jotka ei näy huonealassa, mutta ovat silti ilmiselvästi vastauksia käyttäjänsä tarpeisiin.
Toinen mielenkiintoinen konsepti on ryhmärakennuttaminen, joka tuo alustatalouden piirteitä asunto-osakeyhtiömuotoiseen uudisrakentamiseen. Ryhmärakennuttamisessa asukkaat itse perustavat konsultin johdolla asunto-osakeyhtiön, joka rakennuttaa uuden asuinrakennuksen, jolloin asukkailla on suurempi valta muutoksiin eli asunnon ”personointiin” kuin perinteisessä rakennusliikevetoisessa asuntorakentamisessa.
Kummallekin näille uusille konsepteille on tunnusomaista, että neliökustannukset ovat todennäköisesti korkeammat kuin mitä rakennusliikkeiden kustannustehokas suunnittelunohjaus tuottaa. Kummankin konseptin pitää siis vielä ansaita oma paikkansa osoittamalla, että vastaavat asiakkaan tarpeisiin kustannustehokkaasti. Asuntoa valitessaan ihminen ei tietenkään ensisijaisesti osta neliöitä, vaan ratkaisuja arkensa tarpeisiin.
Listan kolmas kohta, asioihin puuttuminen, ei varsinaisesti ole laiminlyönti, vaan paremminkin piittaamattomuutta konseptin merkityksestä. Usein etenkin kaavoituksen, rakennusvalvonnan ja museoviraston toiminta nähdään asiattomana puuttumisena yrityksen ja asiakkaan väliseen suhteeseen. Tietenkin se voi olla myös sitä, mutta näillä viranomaisilla on omat näkökulmansa, jotka he haluavat otettavan huomioon, ja mikäli näitä ei onnistuta asiallisesti kuulemaan oikeassa vaiheessa, syyllistytään ”kyllä minä tiedän” -ajatteluun.
Joissakin tapauksissa viranomaisten vaatimukset voivat olla kohtuuttomia, ja tällaisessa tapauksessa konseptisuunnitelman yksi tehtävä on auttaa myös viranomaista ymmärtämään, millaista asiakasarvoa projektin on tarkoitus tuottaa. Vantaan miniasunnot ovat hyvä esimerkki siitä, että uusi konsepti voi saada viranomaisten tuen. Siinä hyvä elämä on mietitty kokonaisvaltaisesti, ja asuntoja on voitu pienentää yhteiskäyttöisiä tiloja lisäämällä. Ryhmärakennuttamisessa on vaadittu hyvää rakennuttamispalveluiden konseptointia, jotta edes yksi rahalaitos on saatu vakuutettua siitä, että ryhmärakennutettava taloyhtiö on turvallinen kohde lainoittaa, ja että hankkeet eivät jää kesken.
Ehkä kaikkein huolestuttavin konseptisuunnittelun merkityksen vähättely on listan alimmainen tapaus, jossa konseptin suunnitteleminen tavalla tai toisella ulkoistetaan. Tähän voi samaan aikaan liittyä se, että ideoita ei oteta vastaan omasta asiakasorganisaatiosta, ja että vastuullinen taho ajattelee itse tietävänsä omien asiantuntijoidensa kanssa vanhojen projektien perusteella, miten ja millä kustannuksilla tämä homma pitää saada aikaiseksi. Tällöin kyseinen taho pahimmillaan vielä itse vaikuttaa konseptin suunnitteluun haitallisella tavalla, eli tekee kaikki neljä virhettä samaan aikaan.
Erityisen huolestuttavaa vastuun ulkoistaminen konseptin suunnittelussa on siksi, että se vaikuttaa houkuttelevalta tavalta välttää tuskallinen neuvotteluprosessi eri osapuolten välillä ja saada suhteellisen valmiiksi suunniteltu hinnoiteltu ehdotus pöydälle. Useat kunnat ovat alkaneet toimimaan näin uuden opetussuunnitelman mukaisten koulujen rakentamisen kanssa. He järjestävät ”suunnittele ja toteuta” -muotoisen urakkakilpailun, jossa annetaan tarjoajille ylimalkaiset vaatimukset koulusta, ja rakennusliikkeet yhteistyökumppaneineen saavat laatia suunnitelmat sekä laskea tarjoushinnan omalla kustannuksellaan. Kunta toivoo saavansa usein kolmesta viiteen konseptisuunnitelmaa pöydälleen käytännössä lähes ilmaiseksi. Kullekin tarjoajalle tästä syntyy kuitenkin suuruusluokaltaan asiantuntijan henkilötyövuotta vastaavat kustannukset.
Tällaisen kilpailun kuvitellaan tuovan ”innovatiivisia ratkaisuja” eli kunnat kuvittelevat saavansa toimivat oppimisympäristöt halvemmalla, kuin mitä itse suunniteltu olisi ollut. Täysin sivuseikaksi jää, mistä kunnat kuvittelevat rakennusliikkeiden säästävän. Koska hankintalaki vaatii takaamaan kaikille tarjoajille samat edellytykset, jää yhteydenpito käyttäjien ja suunnittelijoiden välillä muodollisen viestinnän eli info-tilaisuuksien ja virallisten pöytäkirjojen varaan. Eli vaikka rakennusliikkeet käyttäisivät kuinka taitavia arkkitehtejä, niin opettajien ja oppilaiden tiedot heidän omista tarpeistaan jäävät konseptisuunnittelussa käytännössä hyödyntämättä. Asiakastarpeiden ja käytettävyyden näkökulmasta tuntuu pähkähullulta, että eri porukat tekevät viiteen kertaan saman työn, ja heidän oletetaan tekevän innovaatioita, joiden tekemiseksi heillä ei ole riittävästi tietoa.
Toimintatapoja kehittävän ajattelun hengessä olen laatinut lyhyen listan hyvän konseptisuunnittelun eväistä. Toivottavasti tämä herättää kiinteistöjen omistajat ajattelemaan omia toimintatapojaan ja rakennuttamisen prosessejaan. Enkä malta olla lopuksi muistuttamatta, että tämä koskee yllättävän montaa meistä, sillä veronmaksajat maksavat hämmästyttävän suuren osan kiinteistöihin liittyvistä toilailuista.
- Kenen konsepti? Ensimmäisenä tulisi tunnistaa, kenen tulisi ottaa kokonaisvastuu konseptin palvelukyvystä. Onko kyseessä kiinteistösijoittajan tarjoama palvelu, vai onko kiinteistöllä operaattori, joka pyörittää koko kiinteistön palveluntarjontaa. Konseptilla pitää olla vastuullinen kehittäjä, joka siis kehittämällä konseptia kehittää samalla omaa palvelutarjontaansa.
- Mistä tiedot asiakastarpeista? Konseptisuunnitelma on nippu asiakastarpeita, johon tuotteella ja/tai palvelulla aiotaan vastata. Jotta nippu voidaan muodostaa, tulee ymmärtää ketkä ovat asiakkaita, ja miten heidät saadaan viestimään omista tarpeistaan
- Yhteiskehittäminen eli dialogi asiakastarpeista ja mahdollisista ratkaisuista. Ihmiset eivät yleensä osaa kertoa parhaita ajatuksiaan kertakysymällä, vaan paljon parempiin tuloksiin päästään, kun vuoroin keskustellaan tarpeista ja vuoroin esitellään mahdollisia ratkaisuja sekä kustannusvaikutuksia. Tässä vaiheessa on tärkeää pitää huolta keskustelun ja ideoinnin etenemisestä, ettei osallistujat turhaudu kehän kiertämiseen. Parhaimmillaan yhteiskehittäminen tuottaa tulevaisuuteen kurkottavia visionäärisiä ratkaisuja, jotka ovat huomattavasti halvempia toteuttaa kuin vanhat vastaavat.
- Tekniset ja taloudelliset reunaehdot. Nämä tulee tuntea, vaikka niiden ei pidä antaa hallita liikaa. Tekniikan kohdalla on tärkeää tuntea riittävästi mahdollisia ratkaisuja, sillä usein yhteiskehittämisessä löydetään hyvä ja halpa ratkaisu yhdistelemällä ihan perus hyllytavaraa uudella innovatiivisella tavalla. Taloudelliset reunaehdot ja eri ratkaisujen kustannusvaikutusten esillä pitäminen yhteiskehittämisessä saa ihmiset ottamaan vastuuta budjetissa pysymisestä ja priorisoimaan tarpeitansa.
