Olen työskennellyt viimeisen kolmen vuoden aikana paljon osallistavan suunnittelun parissa. Olen ollut mukana ehkä noin kymmenessä pienehkössä tilamuutoshankkeessa, joissa samalla tutkittu, mitä hyötyä osallistavasta suunnittelusta voisi olla rakennus- ja kiinteistöalalla. Käsittelin juuri erästä tutkimuksiin liittyvää haastatteluaineistoa, jossa eräs haastateltava tiivisti kuvaavasti sen, minkä eron aito osallisuuden tunne voi tuoda rakennusprojektiin. Kyseinen tilojen käyttäjä, siis tavallinen rakentamista sen kummemmin tuntematon henkilö, kuvasi erään toisen hankkeen tunnelmia suunnitteluvaiheessa näin:
” Pelätään hirvittävästi, että joku ylempi voima suunnittelee nämä tilat.”
Eli käyttäjän näkökulmasta rakentamisen palveluprosessi näyttäytyy eräänlaisena mystisenä koneena, johon annetaan alussa tietoja, ja joka tuottaa suunnitelman. Suunnitelmaan pystyy kyllä vaikuttamaan, mutta se on suurin piirtein yhtä helppoa kuin parkkisakosta valittaminen tuomioistuinkäsittelyllä. Suunnitelma annetaan käyttäjälle ”kommentoitavaksi” piirustuksena, johon saa esittää kommentteja suunnittelukokouksessa.
Rakentamisen ammattilaiset kuitenkin unohtavat, että piirustusten ”lukemisen” eli vielä rakentamattoman tilan kuvitteleminen pieneen mittakaavaan sijoitettujen piirustusmerkkien avulla on taito, joka on heillekin kehittynyt vuosien tai paremminkin vuosikymmenten kuluessa lähes päivittäisen harjoittelun seurauksena. Piirustukset ovat siis tavallisen rakennuksen käyttäjän näkökulmasta hyvin verrattavissa munkkilatinaan, josta löytyy muutama tuttu sana, ja muutama päähän soimaan jäävä ilmaus mallia spiritus sanctus.
Esitetty suunnitelma on siis vaikeasti hahmotettava kokonaisuus, ja kommentit pitäisi pystyä kuitenkin esittämään oma-aloitteisesti. Joissakin tapauksissa käyttäjät onnistuvat kyselemällä nostamaan jonkin asian uudelleen mietittäväksi ennen seuraavaa suunnittelukokousta, mutta tyypillisempää on, että piirustuksia ei juuri edes ehditä katsoa. Tässä yhteydessä on hyvä muistaa, että piirustusten läpikäyminen on käyttäjälle helposti kymmenen kertaa vaativampi henkinen ponnistus kuin ammattilaiselle, jotka hekään eivät läheskään aina ehdi riittävästi tutustua piirustuksiin. Käyttäjillä ei käytännössä juuri koskaan ole piirustusten läpikäymiseen mitään systematiikkaa, joka valitettavasti puuttuu usein myös rakentamisen ammattilaisilta. Ilman systematiikkaa piirustuksia katsotaan satunnaisesti, ja tämä puolestaan johtaa siihen, että käyttäjillä ei todellisuudessa ole pienintäkään mahdollisuutta kommentoida suunnitelmia kattavasti.
Suunnitelmien toimittamista koordinoidaan suunnittelukokouksilla. Suunnittelukokouksissa projektipäällikkö varmistaa, että suunnitelmat on toimitettu suunnitteluaikataulun mukaisesti, ja kaikille osapuolille varataan mahdollisuus kertoa omat asiansa. Suunnittelijat yleensä kyselevät joitakin asioita toisiltaan, tai pyytävät käyttäjiltä lisätietoja puuttuvien suunnitelmien laatimiseksi. Käyttäjien puolestaan odotetaan ilmoittavan omat kommenttinsa, mutta kuten yllä todettiin, ei ole mitenkään itsestään selvää, että käyttäjillä olisi kovinkaan kattavaa kommentointia suunnitelmiin. Niinpä käyttäjien rooliksi jää usein sanoa jotakin heidän mielestään aiheeseen sopivaa, ehkä kysyä jostakin yksityiskohdasta, mutta tosiasiassa suunnitelmat hyväksytään lähes sellaisenaan ilman, että kukaan olisi oikeasti pohtinut niiden sopivuutta käyttöön.
Joissakin tapauksissa esimerkiksi arkkitehti käy ennen suunnittelukokousta esittelemässä suunnitelmat käyttäjille. Tämä luo periaatteessa käyttäjille paremmat edellytykset suunnitelmien kommentointiin, mutta piirustusten lukemisen haaste säilyy, vaikka niitä kuinka selitettäisiin. Vuosien kokemusta tilan hahmottamiseen ei tehdä parin tunnin palaverissa. Nykyaikaset tietomallit 3D-näkymineen auttaa tässä merkittävästi, mutta jälkimmäinen haaste, eli suunnitelmien tarkastelu käyttäjän näkökulmasta mielekkäällä systematiikalla säilyy edelleen. Lisäksi kommentoinnin vuorovaikutteisuutta rajoittaa tietomallien muokkaamisen raskaus, eli vaikka käyttäjä ymmärtäisikin suunnitelman ja osaisi ehdottaa sen kehittämistä, mallin muokkaaminen ja vaihtoehtojen kokeileminen ei kuitenkaan onnistu käden käänteessä. Jotta mallista saataisiin riittävän havainnollisia näkymiä, on se työstettävä melko valmiiksi, ja mitä valmiimpi malli on, sitä työläämpää siihen on tehdä vastaavaan tarkkuustasoon vietyjä muutoksia.
Suunnittelukokouksessa voi siis tulla vastaan tilanne, jossa käyttäjä esittää kiusallisen kysymyksen, joka on tullut sille mieleen aiemmin pidetyn arkkitehtisuunnitelman 3D-esittelyn jälkeen, ja johon ei ole ilmiselvää ratkaisua. Kysymys voi periaatteessa koskea kuinka pientä kohtaa tahansa, sillä rakennusalan ammattilaisten voi olla vaikea ymmärtää, mitkä pienistä asioista on tärkeitä käyttäjän alan näkökulmasta. Kysymys voidaan kokea kiusallisena esimerkiksi siksi, että periaatteessa rakennus on suunniteltu alan yleisten ohjeiden perusteella ja rakennusmääräyskokoelmaa noudattaen, ja kysymys ei ole millään lailla relevantti näiden säännösten näkökulmasta. Kysymys voi olla kiusallinen myös siitä syystä, että sen ratkaisemiseksi ei riitä rakennustekniset toimenpiteet, vaan kyse on enemmän käyttäjän toimintaan liittyvästä valinnasta, jolla on vain pieni vaikutus rakentamiseen.
Käyttäjä ehkä itsekin huomaa rakennusalan ammattilaisten reaktioista, että tätä keskustelua ei ehkä haluttaisi käydä tässä kokouksessa vaan, että asiaa pitäisi ensin käsitellä käyttäjien kesken, ja vasta sitten ilmoittaa rakentajille vaikutukset suunnitelmiin. Mutta käyttäjällä ei välttämättä ole tähän sopivaa foorumia tai muita eväitä keskustelujen läpi viemiseksi.
Rakentajat puolestaan haluaisivat eristää itsensä käyttäjän ongelmista, heidän alustava ehdotuksensahan on jo sinänsä määräysten mukainen, joten miksei käyttäjä vain hoida omaa osuuttaan, jotta asioissa päästäisiin eteenpäin. Hankkeellahan on kuitenkin olemassa aikataulu, jota on sovittu noudatettavan. Rakentajat tunnistavat uhan: jos yksi pieni kohta aiheuttaa aikatauluriskin, niin millaisen riskin aiheuttaisikaan suunnitelmien systemaattinen läpikäyminen tässä vaiheessa. Tämä riski tarkoittaisi projektipäällikön näkökulmasta aikataulutavoitteen vakavaa vaarantamista ja suunnittelijoiden näkökulmasta kiireellä saman suunnittelutyön toiseen kertaan tekemistä, joten jos joku ensin varovasti ehdottaa aiemman ratkaisun hyväksymistä aikatauluun vedoten, niin muut lähtevät helposti mukaan hyväksyvällä hyrinällä.
Tilanteesta hämmentyneellä käyttäjällä on tässä vaiheessa usein vain vähän vaihtoehtoja, ja jos hän vähänkään epäilee kykyänsä toimittaa tietoja parempaa suunnitelmaa varten, hän todennäköisesti hyväksyy tilanteen. Joissakin tapauksissa saatetaan periaatteessa sopia, että käyttäjä toimittaa lisätiedot suunnitteluratkaisun kehittämistä varten, mutta koska käyttäjällä ei ole välttämättä keinoja käydä sellaisia keskusteluja, jotka tuottaisivat suunnittelua eteenpäin vievää tietoa, ei suunnitteluratkaisu tästä juuri muutu. Suunnittelun laadun näkökulmasta siis tehdään valinta, jossa päätetään olla kehittämättä asiakkaan tarpeisiin paremmin sopivaa ratkaisua, vaikka siihen on havaittu mahdollisuus.
Suunnitelmien ymmärtäminen on vaikeaa ja vielä vaikeampaa on ymmärtää, miten niitä pystyy oikeasti kehittämään ilman, että pystyy kertomaan jonkin ilmiselvän ratkaisun. Ei siis ole ihme, että suunnitelma tuntuu jonkin mystisen voiman tuottamalta. Voiman, jonka läsnäolon periaatteessa voi aistia, mutta johon ei todellisuudessa pysty vaikuttamaan.
Osallistavan suunnittelun tärkein vaikutus on osallisuuden tunne. Tilojen käyttäjien on tarkoitus olla aidosti mukana luomassa tilaa. Käyttäjän tulisi siis pystyä käyttämään voimaa sen sijaan, että vain tuntisi sen vaikutukset nahoissaan. Osallistava suunnittelu käsitetään usein erilaisiksi suunnittelutyöpajoiksi. Työpajat ovat tärkeitä, sillä niissä hankitaan suuri määrä tietoa suunnittelun pohjaksi, mutta vähintään yhtä tärkeää on suunnitella hankkeen johtaminen ja kommunikaatiokulttuuri osallisuuden tunnetta vaalivaksi. Käyttäjille pitää pystyä tarjoamaan apua hankkeen kannalta oleellisten tietojen synnyttämiseksi, ja hankkeen aikataulu pitää laatia siten, että se kunnioittaa käyttäjän kykyä tehdä päätöksiä. Kaikkein tärkeintä on kuitenkin kommunikaation kehittäminen.
Asioiden edistäminen ja kirjaaminen suunnittelukokouksissa on tavallaan tehokasta, mutta se myös vaientaa tehokkaasti uhkaaviksi koetut asiat. Käyttäjän yllättävät kysymykset tai kommentit saattavat laukaista alkukantaisen reaktion, jossa aikatauluun kohdistuvaa uhkaa aletaan poistaa rajulla hyökkäyksellä. Tätä reaktiota kutsutaan Ylen jutussa mielen miinaksi. Lähtökohdaksi tulisi ottaa aikataulun puolustamisen sijasta osallisuuden kokemuksen puolustaminen, sillä se on samalla käytettävyyden puolustamista ja sitä kautta laadun puolustamista. Osapuolten tulee tietysti tunnustaa myös ajalliset ja kustannuksiin liittyvät reunaehdot, mutta asetelman tulisi olla parhaan tuloksen saavuttaminen näillä resursseilla eikä käytetään nämä resurssit ja katsotaan, mitä tästä tulee. Projektipäällikön keskeisin velvollisuus rakennusprojektissa on siis opettaa käyttäjiä käyttämään vastuullisesti suunnitteluprosessin voimaa.
